F.A.Q

Saya ingin lebih cepat lagi menerapkan software TITAN pada usaha saya, bagaimana solusi yang praktis dan mudah?

Titan memiliki tim implementor yang siap membantu Anda untuk menerapkan penggunaan software di tempat Anda. Tim implementor kami terdiri dari tenaga profesional dalam bidang akuntansi yang sudah paham betul dengan karakteristik bisnis Anda. Implementor tersebut dapat membantu melatih operator serta administrator yang bertugas di apotek Anda. Biaya kunjungan implementor di lokasi dikenakan tarif kunjungan yang berlaku per hari, begitu pula dengan transportasi dan akomodasi tetap menjadi beban pemilik usaha.

Bagaimana system Technical Support akan dilakukan seandaianya terjadi masalah dalam pengoperasian software ini karena lokasi usaha saya berada di kota lain, di luar wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta?

Untuk kendala pada software, dimana sistem masih dapat login, maka Anda dapat mengirimkan backup database kepada kami sebagai lampiran (attachment) e-mail untuk kami periksa. Ukuran dari file backup ini cukup kecil. Pengalaman kami untuk apotek yang sudah beroperasi selama 1 tahun dengan rata-rata transaksi hingga 300 nota per hari, besarnya backup berkisar 5 – 7 MB. Jika sistem sudah tidak dapat login sama sekali, kami memiliki utility di luar program yang dapat membackup database Anda, akan tetapi dengan alasan faktor keamanan dimana tidak lagi dapat mengidentifikasi pengguna yang akan melakukan backup berdasarkan username dan password, maka utility tersebut akan menanyakan kode validasi yang akan kami balas sesuai dengan angka sandi yang tertera di layar komputer Anda. Setelah backup berhasil dilakukan, mohon untuk mengirimkan file backup data tersebut kepada kami untuk kami analisa. Pada kerusakan hardware dan jaringan, Anda dapat dibantu oleh teknisi lokal untuk memperbaiki hardware sehingga siap kembali untuk digunakan dan instalasi software dapat Anda ulang kembali secara mandiri. Setelah itu, data backup terakhir sebelum terjadi masalah dapat di-restore sehingga akan muncul kembali data terakhir yang telah di backup. Backup data ini kami sarankan dilakukan 1 hari sekali karena prosesnya pun cukup cepat dan berlangsung hanya dalam hitungan detik. Jika Anda tetap mengalami kesulitan, kami dapat membantu untuk me-remote komputer Anda dan mendeteksi problem yang mungkin Anda alami dengan bantuan software dari pihak ketiga misalnya TeamViewer, dan tentunya hal ini membutuhan koneksi internet. Jika ternyata ada cacat dalam pemrograman, maka software akan diperbaiki dalam waktu selambat-lambatnya 3×24 jam oleh tim developer software Titan di Yogyakarta. Setelah ada perbaikan pada file excutable (.exe), maka kami akan mengirimkan link untuk mengunduh update yang kami siapkan. Perbaikan pada software tidak kami kenakan biaya. Jika Anda memerlukan bantuan tim teknisi kami untuk penanganan secara langsung di lokasi, maka biaya transportasi dan akomodasi akan dibebankana kepada pemilik apotek. Selain itu, untuk penanganan di lokasi tetap akan dikenakan charge sesuai dengan tarif kunjungan yang berlaku per hari.

Apakah pada software ini sudah dilakukan strech-test untuk menguji stabilitas dan kemungkinan adanya bug yang mengganggu jalannya sistem??

Software Titan mulai ada di pasar sejak 2005 untuk usaha dagang dan distribusi. Melalui berbagai pengujian di perusahaan kami maupun masukan-masukan dari pengguna sebelumnya, hingga saat ini belum ada gangguan yang cukup berarti sehingga menyebabkan sistem deadlock dan usaha Anda harus berhenti total akibat kecerobohan pemrograman yang kami lakukan. Jika pun ada bug yang sangat minor, mungkin adalah suatu hal yang lumrah, dimana perilaku pengguna sistem kami di lapangan terkadang tidak dapat diprediksi sebelumnya. Oleh sebab itu, backup rutin sangat disarankan agar keselamatan data Anda senantiasa terjaga hingga titik aman (safe-point) terdekat dengan saat ini.

Apakah sofware TITAN ini telah dilengkapi dengan sistem untuk stock opname sewaktu-waktu? Bagaimana cara kerjanya dan berapa lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk melakukan stock opname menggunakan sofware ini?

Kami memang menyediakan formulir stock opname yang dapat digunakan untuk memasukkan data fisik barang yang benar-benar terhitung di etalase, rak dsb untuk keperluan sewaktu-waktu. Untuk mempercepat proses stock opname, persediaan formulir dapat dicetak terlebih dahulu dan disiapkan per-lokasi produk, misalnya untuk etalase 1, etalase 2, rak 2 , lemari salep, dsb. Saat stok fisik selesai dihitung pada setiap lokasi penyimpanan tersebut dan dimasukkan dalam formulir stock opname di komputer, maka sistem akan mencari selisih dari stok yang tercatat di komputer dan akan membukukannya sebagai penyesuaian persediaan untuk saat ini. Proses jurnal akuntansi juga akan berjalan secara otomatis untuk mencatat selisih nilai persediaan yang perlu dikurangkan dari catatan komputer (jika terjadi kehilangan, barang rusak, dsb), begitu pun sebaliknya jika terdapat kelebihan barang secara fisik tentu dapat diakui masuk kedalam persediaan senilai dengan HPP terakhirnya ataukah dengan harga Rp 0. Untuk barang-barang yang hilang atau rusak, maka pembukuannya akan masuk sebagai pos HPP di bagian deviasi negatif persediaan atau  kerugian persediaan. Untuk waktu pelaksanaan stock opname ini, sebetulnya dapat dikerjakan sementara usaha tetap buka.

Apabila diperlukan modifikasi pada sistem sesuai permintaan pengguna, berapakah perkiraan biayanya?

Software TITAN tidak ditawarkan kepada calon pengguna dengan opsi customized by order. Software ini dirancang untuk tidak terlalu banyak diintervensi oleh perubahan yang diminta pengguna secara langsung, mengingat kestabilan performa sistem adalah hal yang lebih diutamakan. Sebelum membeli, Anda dapat mencoba demo terlebih dahulu sehingga Anda dapat merasakan kecocokan dan kemantapan untuk menggunakan produk Titan. Kami membuka kesempatan kepada seluruh pengguna untuk memberikan saran bagi pengembangan pada menu dan fasilitas software. Akan tetapi pengembangan pada sistem mengacu pada kebijakan dari tim R&D Titan. Pengguna tidak akan dibebankan biaya update untuk penambahan fasilitas dan peningkatan kinerja sistem apabila memang telah dikeluarkan update dari Titan. Seluruh pengguna software Titan berhak untuk terus menerima update pada versi yang sama hingga versi tersebut tidak didukung lagi.

Software dari vendor lain sebelumnya sering error datanya saat listrik padam. Kadang terjadi bahwa stok sudah berkurang, tapi kartu piutang atau penerimaan kas tidak tercatat. Apakah software TITAN sudah mengantisipasi hal tersebut?

Dalam hal teknologi pemrosesan data, penerapan sistem ‘transaction’ pada sistem database PostgreSQL 8.4 merupakan fitur unggulan dari database engine yang berkelas enterprise. Hal ini tentu akan memberikan kenyamanan dan rasa aman yang dapat dinikmati oleh setiap usaha yang telah menggunakan sistem kami. Sebagai contoh, dengan adanya sistem ‘transaction’ ini maka saat terjadi penjualan akan serentak di update untuk tabel stok, tabel transaksi penjualan, tabel peenrimaan kas dan atau tabel piutang. Jika salah satu tabel dari rangkaian proses ‘transaction’ ini belum terupdate, maka transaksi akan dibatalkan secara otomatis (rollback) oleh sistem database PostgreSQL. Transaksi harus diulang kembali pada kesempatan berikutnya.

Software integrated system lainnya menawarkan opsi untuk paket standar, kemudian saat dibutuhkan modul tambahan maka pengguna sistem membayar lagi (upgrade). Sepertinya terkesan lebih hemat biaya awal investasi.

Modul-modul yang ada pada software TITAN sudah kami pertimbangkan supaya cocok dan cukup memadai bagi Anda. Jadi Anda tidak perlu membeli paket tambahan lagi. Contohnya mana mungkin sistem terintegrasi untuk toko retailer tidak membutuhkan transaksi retur dan transaksi hutang-piutang? Apabila beli paketnya tidak ada modul untuk hutang dagang, maka saat supplier bisa memberi kelonggaran tempo pembayaran justru tidak dapat dientry sebagai transaksi pembelian kredit saat itu juga. Modul yang seharusnya penting dan harus ada untuk retail sudah kami sediakan dalam varian program kami untuk toko retail. Demikian pula untuk seri software Titan lainnya sudah dipertimbangkan atas dasar bidang usahanya masing-masing.

Sampai berapa lamakah data transaksi dapat disimpan dalam database software TITAN sebelum akhirnya dipugar?

Kami saat ini belum memiliki batasan definitif tentang berapa lama periode transaksi dapat tersimpan pada database TITAN. Akan tetapi dari pengalaman di salah satu perusahaan distribusi yang sudah menggunakan sistem kami selama 3,5 tahun dengan rata-rata 2.500 transaksi per hari dengan 20 orang salesman yang mengoleksi penagihan kepada 800-1.000 outlet pelanggan, karena hampir seluruh transaksi penjualannya adalah piutang dengan tagihan jatuh tempo 2 (dua) hari, terasa masih cukup responsif dan tetap stabil. Spesifikasi server database sementara ini masih menggunakan Intel Xeon Dual Processor dan RAM 2GB. Besarnya database PostgreSQL mencapai 1,5GB dan besarnya backup data dalam format .DBB (extension file backup database Titan) adalah 70MB. Seluruh proses penyimpanan data dan laporan-laporan yang dibutuhkan masih terlihat responsif dan sistem aktif digunakan oleh lebih dari 20 orang operator per harinya pada perusahaan tersebut. Dengan demikian, pada contoh ini, data keuangan selama rentang waktu 3,5 tahun tetap dapat terlihat dan statistik transaksi Anda merupakan nilai tambah yang sangat berharga dari segi pengembangan bisnis.